근로계약서는 임금, 근로시간 등 핵심 근로조건을 명확히 정하는 것으로, 근로자와 사업주 모두의 권리보호를 위해 반드시 필요하다. 근로기준법 제2조 제4호에 '근로계약이란 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대하여 임금을 지급하는 것을 목적으로 체결된 계약'이라고 규정하고 있다.

사업주는 근로기준법 제17조에 사용자는 근로계약의 체결 및 변경 시에는 근로기준법에서 정한 근로조건을 명시하고, 반드시 서면으로 작성하여 근로자에게 교부해야 한다.

근로계약서 기재사항으로 근무장소 및 업무내용, 임금 구성항목(급여, 상여금, 수당 등), 임금 계산방법, 임금 지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가, 업무의 시작과 종료시간, 휴게시간 등이다. 위반 시 최대 500만 원의 벌금이 부과된다.

사업주는 기간제 및 단시간 근로자와 근로자 계약을 체결할 때 주의사항이 있다.

근로계약 기간, 임금의 구성 항목·계산방법·지급방법, 근로일별 근로시간(단시간 근로자에 한정)을 위반하면 항목당 과태료 50만 원이 부과되며, 휴게시간·근로시간, 휴일, 휴가, 근무장소·업무내용을 위반하면 항목당 30만 원의 과태료가 부과된다.

근로시간은 사업주이 지휘·감독하에 있는 시간을 말한다. 대기시간, 교육시간, 워크숍·세미나, 접대, 회식시간이 포함되며 휴게시간은 제외한다.

법정 근로시간은 법률에서 정하고 있는 기준 근로시간으로 일반 근로자는 1일 8시간, 1주 40시간이다. 18세 미만 연소근로자는 1일 7시간, 1주 35시간, 유해위험작업 근로자는 1일 6시간, 1주 34시간으로 규정하고 있다.

소정 근로시간은 법정 근로시간의 범위 안에서 근로자와 사용자가 정한 시간이다. 하루의 소정 근로시간은 최대가 8시간, 1주의 소정 근로시간은 최대가 40시간이 된다. 이 소정 근로시간을 초과해서 근로를 하게 되면 '연장근로' 또는 '시간 외 근로'가 된다. 

상시근로자 4인 이하 사업장의 연장근로는 당사자 합의 하에 1주 12시간 범위 내에서 가능하다.

휴게시간은 근로기준법 제54조에 따라 근로시간이 4시간인 경우 30분 이상, 8시간인 경우 1시간 이상의 휴게시간을 줘야한다. 위반 시 2년 이하의 징역 또는 2000만 원 이하의 벌금이 부과된다.

대부분의 사업장에서는 '점심시간'이라는 이름으로 휴게시간을 보장하고 있다. 점심을 먹거나 쉬는 동안에는 급여가 책정되지 않는다는 의미다. 휴게시간은 근로시간에 포함되지 않는다.

임금은 사업주가 근로의 대가로 근로자에게 임금, 봉급, 그 밖에 어떠한 명칭으로든지 지급하는 일체의 금품이다. 사용자가 지급하지 않은 금품(고객이 비급한 봉사료), 호의적·은혜적 금품, 실비변상으로 지급되는 금품, 개별 근로자의 특수하고 우연적인 사정에 의하여 좌우되는 금품은 임금으로 보기 어렵다.

임금 지급은 근로기준법 제43조에 따라 통화불 원칙(현금 지급), 직접불 원칙(직접 지급), 정기불 원칙(매월 1회 이상 정해진 날 지급), 전액불 원칙(계약으로 정한 급여 전액)이 있다.

근로계약서는 고용노동부에서 배포하는 표준근로계약서를 참고하면 보다 편하게 작성할 수 있다.

근로계약서는 근로기준법 제42조에 따라 '사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존'해야 한다. 위반 시 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.

보존해야 할 서류는 근로자 명부, 근로계약서, 임금의결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류·임금대장, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류, 연소자 증명서(동법 제66조) 등이다.

사업주가 근로계약서를 서면으로 작성하지 않고 교부하지 않으면 500만 원 이하 벌금이 부과되며, 만약 기간제·단시간근로자인 경우는 500만원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있다.

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